Un bon décompte, un courrier clair et la régularisation des charges locatives devient une formalité. Accédez à un modèle de lettre prêt à l’emploi et aux bonnes pratiques pour régulariser à l’année ou lors du départ du locataire.
Le modèle de lettre de régularisation
À utiliser en recommandé avec accusé de réception pour tracer l’échange. Pensez à joindre le décompte par nature de charges et à préciser où consulter les justificatifs (agence, bailleur, syndic).
Expéditeur
Nom, Prénom
Adresse, Code postal, Ville
Destinataire
Nom/Prénom ou Raison sociale
Adresse, Code postal, Ville
Fait à [Ville], le [Date]
Objet : Régularisation des charges locatives – envoi en recommandé avec AR
Madame, Monsieur,
Je suis propriétaire du logement situé [Adresse complète], que vous louez depuis le [Date d’entrée].
Par la présente, je vous informe que nous avons procédé à la régularisation annuelle des charges locatives. Cette régularisation correspond à l’ajustement entre les provisions sur charges versées et les charges locatives réellement engagées sur la période.
Période concernée : [Du … au …]
Provisions sur charges versées (total période) : [Montant €]
Charges locatives réelles (total période) : [Montant €]
Différence (régularisation) : [Montant € en votre faveur / à régler]
En conséquence, le montant de la régularisation s’élève à [Montant €], à [nous régler / vous rembourser] dans le délai d’un mois à compter de la réception de ce courrier.
Vous trouverez ci-joint le décompte par nature de charges. Les pièces justificatives sont tenues à votre disposition [préciser le lieu : auprès de moi, de l’agence de location, du syndic] sur demande.
Afin d’éviter un écart important lors du prochain exercice, la provision mensuelle pour charges sera désormais de [Montant €], versée dans les mêmes conditions que précédemment, en supplément du loyer.
Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Signature
[Nom et qualité]
Quand faut-il procéder à la régularisation des charges ?
La régularisation des charges locatives intervient pour comparer ce qui a été provisionné et ce qui a réellement été dépensé. Elle permet d’ajuster, à la hausse comme à la baisse, et d’actualiser la provision mensuelle pour coller au plus près des charges réelles.
- Retrouvez comment définir le loyer de votre logement
Régularisation annuelle des charges locatives
Dans la pratique, la régularisation annuelle des charges locatives se fait une fois par an, sur la base des comptes réels (eau, chauffage collectif, entretien des parties communes, etc.). En copropriété, elle intervient généralement après l’approbation des comptes par le syndic.
À SAVOIR
Notre conseil : transmettez un décompte clair, vérifiez les clés de répartition et proposez systématiquement une nouvelle provision mensuelle réaliste pour lisser la dépense sur l’année suivante.
Régularisation des charges au départ du locataire
Au départ du locataire, un récapitulatif provisoire peut être communiqué sur la base des éléments disponibles. La régularisation finale intervient dès que tous les montants réels sont connus (par exemple, après arrêté des comptes de copropriété). Il est alors possible de demander un complément si les provisions étaient insuffisantes ou de rembourser le trop-versé au locataire sortant. Conservez les justificatifs et tracez les échanges pour sécuriser la clôture du dossier.
Quel est le délai de prescription en cas d’oubli de régularisation ?
Selon les articles 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 et 2224 du Code civil, le délai de prescription de charges non régularisées par le bailleur est de 3 ans. Mieux vaut donc ne pas attendre. Pensez également à organiser la consultation des pièces justificatives pendant la période légale suivant l’envoi du décompte et à conserver les documents (factures, relevés, appels de fonds) en cas de contestation.
Nos modèles de lettre pour la gestion locative
- Modèle de demande de réparation des dégradations
- Modèle de mise en demeure de cesser les troubles de voisinage
- Modèle de lettre de relance pour loyer impayé
- Modèle de lettre pour saisir le garant en cas de loyer impayé
- Modèle d’inventaire pour une location meublée
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