Télécharger le modèle de solde de tout compte pour une location

Entre régularisation des charges, état des lieux et remise des clés, la fin de bail se pilote mieux avec un document unique. SGL vous propose un modèle de solde de tout compte locataire prêt à l’emploi.

Qu’est-ce qu’un solde de tout compte pour une location ?

Le solde de tout compte est un décompte de fin de bail. Il synthétise l’ensemble des sommes dues entre bailleur et locataire après l’état des lieux de sortie : loyers et charges restants, éventuelles réparations locatives, ajustements de charges, etc. En parallèle, il mentionne ce qui est restitué au locataire (tout ou partie du dépôt de garantie) et actera la remise des clés. C’est un outil de transparence : chacun sait précisément ce qu’il reste à payer ou à récupérer, sur la base des justificatifs (états des lieux, factures, devis, relevés de compteurs).

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Le modèle de solde de tout compte à destination du locataire

Pour gagner du temps et limiter les litiges, utilisez un document structuré. Ci-dessous, un modèle de solde de tout compte que vous pouvez copier/coller et compléter.

Pièces jointes : EDL d’entrée et de sortie, justificatifs de réparations, relevés de compteurs, dernière quittance, RIB (si restitution).
Le présent décompte peut être contesté dans le délai légal de prescription applicable.

Ce solde est-il à fournir obligatoirement ?

La loi n’impose pas stricto sensu d’établir un solde de tout compte. En pratique, il est fortement recommandé de remettre un décompte de sortie détaillé, car il sert de base à la restitution (totale ou partielle) du dépôt de garantie et sécurise la fin du bail. Côté délais, la restitution du dépôt intervient en principe dans le mois qui suit la remise des clés si aucune dégradation n’est constatée et jusqu’à deux mois en cas de retenues justifiées. En copropriété, il est possible de garder provisoirement jusqu’à 20 % du dépôt en attente de la régularisation annuelle des charges. Rédiger ce décompte, le dater et l’assortir de justificatifs (devis, factures, photos) fluidifie donc les échanges. Pensez à demander la nouvelle adresse du locataire pour l’envoi des documents et à conserver une preuve de transmission (remise en main propre contre signature, LRAR ou envoi électronique avec accusé).

Que doit-il contenir ?

Pour être exploitable et opposable, votre solde de tout compte locataire doit présenter, de façon claire :

• L’identification des parties (bailleur/mandataire et locataire), le logement, les dates clés (fin d’occupation, EDL de sortie, remise des clés).
• Le détail chiffré des sommes dues : loyers/charges impayés, régularisations, réparations locatives chiffrées à partir de l’EDL de sortie et d’une grille de vétusté.
• Les éléments dus au locataire : dépôt de garantie et éventuels ajustements.
• Le calcul du solde final (à payer par le locataire ou à restituer par le bailleur).
• Le récépissé de remise des clés qui met fin à l’occupation et aux loyers à venir.
• Les pièces justificatives (EDL, relevés, devis/factures) et la dernière quittance de loyer.

Quelles sont les retenues possibles sur la caution ?

Le dépôt de garantie peut couvrir certaines sommes, à condition d’être justifiées et proportionnées. L’objectif n’est pas de financer des travaux d’amélioration, mais de remettre en état ce qui relève de la responsabilité locative.

• Loyers et charges impayés : tous les montants échus non réglés à la date de sortie.
• Dégradations imputables au locataire : vitres cassées, peinture fortement détériorée hors usure normale, éléments endommagés avec chiffrage (devis/factures) et prise en compte de la vétusté.
• Nettoyage anormalement important : si le logement est laissé en état de saleté manifeste, des frais de ménage peuvent être retenus.
• Dépenses non régularisées : factures d’eau/énergie encore à la charge du locataire ou régularisation annuelle de charges (en copropriété, une retenue provisoire jusqu’à 20 % du dépôt est admise jusqu’à l’arrêté des comptes).
• Remise en état après transformations non autorisées : par exemple, dépose d’aménagements posés sans accord écrit lorsqu’un retour à l’état initial est nécessaire.
• Clés non restituées / barillets à changer : coût réel du remplacement, sur justificatif.