Télécharger le modèle de reçu pour remboursement du dépôt de garantie

Quand un bail se termine, un simple document peut éviter bien des malentendus : le reçu confirmant le remboursement du dépôt de garantie. Pour vous faire gagner du temps, SGL met à disposition un modèle prêt à l’emploi, adaptable aux locations nues ou meublées.

Le modèle de reçu pour remboursement du dépôt de garantie

Un bon modèle de remboursement de dépôt de garantie doit rappeler les informations clés du bail, préciser le montant restitué (intégral ou partiel) et, le cas échéant, détailler les retenues avec leurs justificatifs. Copiez-collez l’un de ces deux modèles selon la situation et complétez les zones entre crochets avant signature.

• En savoir plus sur la résiliation du bail de location

Modèle 1 : remboursement intégral

Modèle 2 : remboursement partiel avec retenues

Ce reçu est-il obligatoire ?

La loi n’impose pas formellement un reçu de remboursement du dépôt de garantie. Toutefois, il est fortement recommandé d’en établir un : il matérialise la restitution, réduit le risque de contestation et simplifie tout échange futur (notamment si la restitution intervient longtemps après l’entrée dans les lieux). Ce document est particulièrement utile lorsque des retenues sont opérées.

Quel est le délai pour rembourser le dépôt de garantie ?

Pour optimiser votre gestion et éviter les pénalités, gardez deux repères simples. Si l’état des lieux de sortie est conforme à l’entrée, le remboursement du dépôt de garantie s’effectue dans le mois qui suit la remise des clés. S’il existe des dégradations ou des différences constatées, le délai passe à deux mois à compter de cette même remise des clés. En copropriété, une provision sur charges peut être retenue dans l’attente de l’arrêté annuel des comptes (le solde se régularise ensuite).

Quelles sont les conditions pour conserver tout ou partie de la caution ?

Le bailleur peut retenir des sommes réellement dues par le locataire, à condition de pouvoir les justifier. L’objectif n’est pas de pénaliser mais de remettre le bien en état et de solder les comptes de location de manière transparente. Sont généralement retenus lorsque cela s’applique :

• Les loyers et charges impayés restants.
• Les petites réparations et remises en état relevant du locataire (hors usure normale).
• Les travaux de réparation liés à des dégradations constatées à la sortie.
• Les frais de nettoyage si le logement est rendu sale.
• Une provision sur charges de copropriété, en attente de l’arrêté annuel (dans la limite usuelle prévue).

Pour distinguer une vraie dégradation de la simple vétusté (usure normale), l’usage d’une grille de vétusté convenue entre les parties aide à limiter les litiges et à calculer une quote-part plus juste.

Quels sont les justificatifs à fournir ?

Avoir un dossier clair est la meilleure façon d’éviter une contestation et de fluidifier un éventuel remboursement complémentaire. L’idéal est d’annoncer les retenues par écrit et de les documenter dès que possible. Les pièces couramment admises sont :

• Les états des lieux d’entrée et de sortie, mis en parallèle.
• Des photos datées des dégradations.
• Des devis et/ou factures des réparations engagées.
• Un constat d’huissier si la situation l’exige.
• Les relances pour impayés et le détail des charges.
• En copropriété : arrêté de comptes provisoire et éléments justifiant la provision.