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Le rôle du syndic lors des travaux de copropriété

Les travaux sont un poste important dans la gestion d’une copropriété et il est important de les aborder avec précaution. En effet, plusieurs facteurs doivent être pris en compte pour mener à bien ce projet et ce, qu’il s’agisse de travaux, de réfection ou d’une réhabilitation. C’est pourquoi bénéficier du soutien d’un syndic professionnel apparaît comme un réel atout pour entreprendre vos travaux plus sereinement.

1/ Consulter les copropriétaires en Assemblée Générale

Tous travaux réalisés dans les espaces communs d’une copropriété doivent obligatoirement être soumis au vote majoritaire de l’assemblée générale. En revanche dans certaines situations, le syndic de copropriété peut ne pas consulter le conseil syndical et commencer immédiatement les travaux. Cela concerne :

Les petits travaux d’entretien tels que le remplacement d’une vitre, d’une ampoule, d’un interrupteur, ou encore l’approvisionnement de combustible.
Les travaux urgents qui préservent l’intégrité de l’immeuble comme la réparation d’une fuite d’eau ou d’une vitre cassée, le remplacement d’une chaudière ou encore le débouchage d’une canalisation d’égout. Le syndic doit tout de même informer les copropriétaires de ces travaux et convoquer immédiatement une AG.

Tout copropriétaire a le droit de proposer des travaux lors de l’assemblée générale. Pour ce faire, il doit inscrire sa proposition à l’ordre du jour en envoyant un courrier recommandé avec accusé de réception à son syndic.

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2/ Établir le plan de financement des travaux

Afin que des travaux puissent être votés, les copropriétaires doivent être en possession de tous les documents relatifs à ceux proposés. Ces documents doivent accompagner l’ordre du jour. Lors de l’assemblée générale, la mise en concurrence des entreprises (en demandant au moins 2 devis ou en lançant un appel d’offres) est exécutée et le budget, alloué aux différents postes de travaux .

Important

Si l’une des entreprises entretient un lien direct ou indirect avec le syndic, la nature de ces liens doit être précisée. Si le contrat est conclu en violation de cette disposition, il ne pourra pas être opposé à la copropriété.

Les copropriétaires et le syndic peuvent bénéficier de différentes options de financement pour la réalisation des travaux. Elles peuvent provenir :

D’une cotisation commune,
D’un budget prévisionnel exigé auprès de chaque copropriétaire,
D’un prêt souscrit auprès d’une institution bancaire ou d’autres sources.

De plus, pour financer ces travaux, le syndic peut demander, après consultation du conseil syndical, le versement d’une avance qui ne peut dépasser un tiers du montant estimé des travaux. À la majorité, l’assemblée peut également décider de demander des honoraires supplémentaires au syndicat des copropriétaires, si certaines interventions du syndic ne sont pas incluses dans ses missions.

À noter

Les frais et honoraires du syndic sont décidés lors de l’assemblée générale et soumis au vote majoritaire.

3/ Mandater les professionnels pour réaliser les travaux

Si le choix du prestataire est soumis au vote du conseil syndical, c’est, en revanche, le syndic qui est responsable de signer le contrat avec le prestataire, en tant que représentant du syndicat des copropriétaires.

Son rôle ne s’arrête pas là, il veille également à ce que les travaux se déroulent conformément au cahier des charges. Le syndic peut également souscrire à une assurance décennale pour garantir le bon déroulement des travaux, à moins que l’assemblée générale n’ait voté en faveur de la non-nécessité d’y souscrire. À savoir qu’en l’absence d’une telle assurance, le syndic engage sa responsabilité en cas de litige avec le prestataire.

BON à savoir

Un syndic professionnel refuse généralement de signer un contrat de travaux avec un prestataire qui ne dispose pas d’une assurance dommages.

4/ Le suivi et la réactivité pendant les travaux

Le syndic de copropriété a pour mission d’assurer le suivi des travaux. Tous les détails y afférant (délais, coûts, etc.) doivent être consignés dans le contrat de prestation. Le rôle du syndic est de rendre des comptes aux copropriétaires sur l’avancée du chantier. La transparence dans la gestion d’un immeuble est souvent un indicateur clé de la qualité d’un syndic professionnel compétent. Dans le cadre des travaux, le conseil syndical attend souvent de lui qu’il remonte en temps réel toutes les informations importantes relatives au déroulement du chantier.

5/ La réception des travaux

C’est aussi au gestionnaire que revient la responsabilité de réceptionner les travaux. Cette mission a pour objectif de vérifier que les travaux sont conformes aux termes du contrat et ont été réalisés selon les conditions requises. Si des défauts ou des erreurs sont constatés dans l’exécution des travaux, le syndic devra engager des démarches pour déterminer la responsabilité de l’entreprise chargée du chantier ou activer les garanties légales (garantie décennale ou responsabilité civile).

Dans le cas où le syndic serait responsable, les propriétaires ont le droit d’engager la responsabilité du gestionnaire. Dans de telles situations, il peut être nécessaire de changer de syndic. En l’absence d’accord entre les parties, les litiges se résolvent souvent devant les tribunaux. Ainsi, la position du syndic vis-à-vis des entreprises et des intervenants implique une grande responsabilité.

Quels travaux peuvent être réalisés en copropriété ?

Tout d’abord, il est important de distinguer les travaux impactant les parties communes des autres. En effet, les premiers sont sous la responsabilité du syndic (par décision du conseil syndical), alors que les autres sont à la charge du propriétaire et de son locataire le cas échéant.

Parmi les travaux qui touchent les parties communes se trouvent :

Le ravalement de façade, qui fait généralement l’objet d’une assemblée générale et d’une cotisation exceptionnelle ;
La rénovation des parties communes (peinture, rafraîchissement, changement de sols, etc.) ;
L’entretien et les travaux des espaces extérieurs (création ou entretien des espaces verts, des parkings, des zones de conditionnement des ordures, installation d’une borne de recharge électrique etc.) ;
L’entretien et la réparation des ascenseurs.

En revanche, si les travaux sont effectués dans les parties privatives, la gestion du chantier incombe uniquement aux locataires ou au propriétaire de l’appartement. Cette responsabilité comprend la sélection des artisans, le suivi du chantier et sa réception finale. Les coûts des travaux de rénovation envisagés doivent également être assumés par les locataires ou le propriétaire.

Puisqu’il est question de parties privatives, le syndic de copropriété n’intervient pas dans les détails des travaux. Cependant, il est chargé de veiller au bon respect des normes à considérer lors de la réalisation de ce type de chantier et notamment en termes d’horaires de travail, des plages définies pour le remblayage de l’appartement et l’élimination des gravats et autres déchets du chantier, etc.

Le rôle du syndic consiste, en effet, à minimiser les nuisances pour les voisins. À noter que les propriétaires et locataires peuvent également être soumis à des réglementations concernant l’apparence et les résultats des travaux, dans le but de préserver l’authenticité et l’originalité du bien. Si la copropriété est soumise à cette exigence, celle-ci doit impérativement être mentionnée dans le règlement de copropriété. Il revient alors au syndic de la faire appliquer en inspectant l’appartement avant la livraison des travaux.

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Comment est réparti le coût des travaux en copropriété ?

La répartition du coût des travaux en copropriété est strictement encadrée par la loi. Chaque copropriétaire doit, en effet, payer une partie des charges communes à la résidence selon les modalités inscrites dans le règlement intérieur et le budget prévisionnel. Il existe deux grandes catégories de dépenses : les charges générales et les charges spécifiques.

Les charges générales font référence aux frais administratifs d’une copropriété, à son entretien et au gros œuvre. Plus spécifiquement, on retrouve dans cette catégorie :

Les honoraires syndic ;
Le nettoyage des parties communes ;
Les frais d’enlèvement des ordures ménagères ;
Les travaux de ravalement des façades ou ceux de réfection de la toiture.

Tous les propriétaires participent à ce poste de dépenses et ce, même s’ils ne présentent aucune utilité pour leur lot. La répartition du coût se fait selon la quote-part de chacun et plus précisément selon les tantièmes qui leur sont attribués.

Les charges spécifiques nécessitent une gestion différente. En effet, elles couvrent les frais relatifs aux services collectifs proposés aux habitants de la résidence. Ici, sont compris :

Le salaire du gardien,
Le coût d’un système de sécurité,
L’entretien des chaudières collectives, des ascenseurs,
Etc.

Contrairement aux charges générales, la répartition des charges spécifiques se fait selon l’utilité et la possibilité pour les copropriétaires de faire usage de ces équipements ou services. D’ailleurs, la Cour de cassation a rappelé, dans l’arrêt du 9 mai 2019, que l’usage et l’utilité d’un ascenseur ne sont pas équivalents si l’on habite au rez-de-chaussée ou non. Elle a ainsi jugé une clause qui répartissait à parts égales des charges spécifiques comme étant nulle.

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