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Syndic bénévole : quels sont les avantages et les inconvénients ?

Réduction des frais liés à la gestion de la copropriété, communication fluide et réduction des temps d’échanges entre les interlocuteurs extérieurs, le syndic bénévole comporte plusieurs avantages. Découvrez également les failles de ce système de gestion de copropriété qui demande beaucoup d’implication aux propriétaires occupants.

Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété bénévole ?

Un syndic de copropriété bénévole est par définition, un gestionnaire de copropriété non rémunéré. Il est élu en assemblée générale et se compose obligatoirement d’au moins un copropriétaire détenant la propriété d’un ou plusieurs lots dans la résidence. La présence d’un syndic est obligatoire dans une copropriété et le syndic bénévole détient les mêmes obligations qu’un syndic professionnel.

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Quelles sont les différences entre syndic bénévole et syndic professionnel ?

Les copropriétés n’ont pas l’obligation de faire appel à un syndic professionnel. Ce rôle peut être endossé par un copropriétaire, appelé dans ce cas, syndic bénévole. Dans les deux cas, le syndicat des copropriétaires est représenté, mais les moyens financiers pour la copropriété et les services ne sont pas les mêmes.

Le syndic bénévole, comme son nom l’indique, ne perçoit aucune rémunération pour son mandat. En revanche, les frais engagés par le syndic bénévole peuvent être remboursés. Choisir un syndic bénévole permet de diminuer les charges de copropriété, mais implique une importante responsabilité de la part de la personne qui endosse ce rôle. En effet, le copropriétaire désigné pour gérer la copropriété doit se former et doit se tenir informé de l’actualité juridique pour gérer lui-même les relations avec les prestataires, la banque, l’assureur et les copropriétaires.

Quant au syndic professionnel, celui-ci est rémunéré sous la forme d’honoraires établis dans son contrat de gestion. En contrepartie, il doit répondre d’une expertise juridique, utiliser des outils de gestion professionnels et mettre à disposition de la copropriété une équipe dédiée en comptabilité, pour des travaux éventuels, en cas de sinistres, de recouvrement, etc. Le syndic professionnel est capable de gérer une situation de crise et d’intervenir en cas d’urgence.

Quoi qu’il en soit, le syndic engage sa responsabilité civile mais aussi pénale en cas de faute de gestion de sa part. Le choix entre syndic bénévole et professionnel doit donc se faire en tout état de cause et selon la taille de la copropriété. Pour une gestion de grande ampleur dotée de dossiers complexes, mieux vaut faire appel à un syndic professionnel.

Quels sont les avantages d’un syndic bénévole ?

Choisir un syndic bénévole peut présenter de nombreux atouts pour une copropriété, particulièrement lorsque celle ci ne comporte pas beaucoup de lots. Découvrez les principaux avantages d’un syndic bénévole.

Des charges de copropriété allégées

Le premier avantage de choisir un syndic bénévole pour gérer sa copropriété est le bénéfice financier. N’étant pas rémunéré, le syndic bénévole ne relève d’aucune charge de gestion pour la copropriété. En revanche, les frais postaux, les déplacements ou encore les fournitures peuvent être réclamés aux copropriétaires. L’absence de facturation d’honoraires de syndic permet de réduire les charges de copropriété, plus particulièrement dans le cas des petits immeubles.

Une meilleure maîtrise du budget

Avec un syndic bénévole, les copropriétaires ont une vision plus directe des dépenses, des contrats et des travaux effectués dans la copropriété. Une fois de plus, lorsqu’il s’agit d’un immeuble avec peu de lots, les décisions peuvent se prendre bien souvent de manière plus transparente et les échanges sont parfois plus rapides, lorsque les copropriétaires jouent le jeu. Les copropriétaires se sentent également plus impliqués dans le fonctionnement de leur copropriété.

Une proximité avec les copropriétaires

Le syndic bénévole étant lui-même copropriétaire ou occupant de l’immeuble, il a tout intérêt à se montrer réactif et coopératif. Il connaît très bien l’état des lieux, les problématiques du quotidien, l’historique des travaux ou ceux en cours et les sensibilités de chaque propriétaires. Cette proximité avec le syndic favorise la communication et l’entente, évitant ainsi tout litige.

Une plus grande souplesse d’organisation

Avec un syndic bénévole, les assemblées générales s’organisent avec plus de souplesse. Les réunions peuvent avoir lieu en soirée, les échanges se faire par mail ou par messagerie de façon plus fluide. La copropriété n’est pas contrainte par les horaires d’un cabinet professionnel, ce qui permet de faciliter la participation des copropriétaires et la prise de décision.

Un levier d’implication pour la copropriété

Choisir un syndic bénévole permet de renforcer l’implication des copropriétaires. Confier la gestion à l’un d’eux encourage les autres propriétaires à s’intéresser à la vie de leur immeuble et à participer aux assemblées générales pour voter les décisions importantes de la copropriété. Le syndic bénévole participe aussi à la bonne entente entre les copropriétaires et à créer un meilleur état d’esprit collectif.

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Quels sont les inconvénients d’un syndic bénévole ?

Avant toute chose, il faut distinguer les copropriétés pour lesquelles les propriétaires sont majoritairement les occupants de la résidence, de celles où les locataires dominent. Car pour faire appel à un syndic bénévole, il est préférable que les propriétaires de l’immeuble occupent leur logement en tant que résidence principale.

Autre point important à prendre en compte, la disponibilité du propriétaire en charge du syndic bénévole de la copropriété. Être désigné en tant que syndic d’un immeuble demande d’y consacrer du temps et de l’énergie, toute l’année. La réactivité en cas d’urgence, l’organisation et l’appétence pour les tâches administratives doivent être indispensables pour la gestion d’une copropriété. La personne désignée comme syndic bénévole aura la responsabilité d’effectuer les procédures obligatoires à un syndic de copropriété, comme la préparation des AG, les comptes-rendus, la comptabilité, etc… Le tout sans être rémunéré.

Une charge de travail importante

Se constituer syndic bénévole ne se résume pas à prévoir et organiser les assemblées générales une fois par an. Il faut être particulièrement rigoureux, suivre la comptabilité de la copropriété. Il est important de relancer les copropriétaires en retard de paiement, de gérer les prestataires de ménage et d’entretien lorsqu’il y a lieu, de faire preuve de disponibilité en cas d’urgence, de préparer les documents pour les AG, etc…

Cette charge venant s’ajouter à une vie personnelle et professionnelle déjà bien remplie peut rapidement devenir un fardeau, surtout lorsque la copropriété compte plusieurs lots.

Des lacunes juridiques et techniques

Connaître le droit de la copropriété est un exercice complexe et demande de se mettre à jour régulièrement sur les lois qui évoluent régulièrement. Un syndic bénévole doit se former au droit de l’immobilier, suivre l’actualité juridique et comprendre les obligations légales. Pour la tenue des assemblées générales, le respect des délais de convocation, la mise en concurrence des contrats, la gestion des fonds, ou encore les travaux obligatoires, une bonne connaissance en droit est indispensable.

Une gestion importante et complexe dans les grandes copropriétés

Le syndic bénévole est plus adapté aux petites copropriétés, composées de quelques lots avec peu d’équipements collectifs. Dès l’instant où l’immeuble est plus grand ou plus technique, avec des équipements communs comme des ascenseurs, un chauffage collectif, des places de parking, des espaces verts, la gestion devient plus compliquée. Le syndic sera amené à gérer plus de factures, plus de prestataires ou encore plus d’interventions à coordonner.

Sans outils de gestion adaptés ni d’équipe derrière lui, le syndic bénévole peut vite se retrouver dépassé, avec un risque de retards, d’oubli ou de mauvaise priorisation des dossiers.

Des tensions entre copropriétaires

Le syndic bénévole est possiblement un voisin, parfois même un ami, avec lequel les autres copropriétaires partagent le même immeuble au quotidien. Lorsqu’il faut relancer un copropriétaire pour des impayés, imposer des travaux coûteux à la copropriété ou rappeler le règlement de copropriété en cas de mauvaise conduite, la relation entre les copropriétaires peut être amenée à se tendre.

Des risques graves en cas de mauvaise gestion

Si la gestion de la copropriété comporte des erreurs, cela peut engendrer de lourdes conséquences pour la copropriété mais aussi pour le syndic bénévole lui-même. Retard dans les travaux obligatoires, absence de mise en concurrence des contrats, défaut d’assurance, trésorerie mal suivie, impayés qui s’accumulent, la liste pouvant entraîner des surcoûts, des litiges ou des procédures est longue.

Le syndic bénévole engage sa responsabilité civile, voire pénale en cas de faute grave. Sans assurance de responsabilité civile professionnelle, la personne en charge du syndic peut être personnellement mis en cause.

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Comment fonctionne un syndic de copropriété bénévole ?

Voté lors de l’assemblée générale de copropriété, le syndic bénévole détient les mêmes pouvoirs et obligations qu’un syndic traditionnel. Le syndic bénévole est étroitement lié au conseil syndical et représente légalement la copropriété.

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Quelles sont les obligations d’un syndic bénévole ?

Tout comme le syndic professionnel, les missions du syndic bénévole permettent à la copropriété de bénéficier d’un suivi et d’une tenue de gestion encadrés et transparents, propices à son entretien et à l’équilibre des comptes des différents copropriétaires.
Voici les actions qui incombent à un syndic bénévole :

Veiller au respect du règlement de copropriété dans la résidence ;
Préparer la convocation des assemblées générales de copropriété ;
Transmettre l’appel de fonds trimestriel des charges à tous les copropriétaires ;
Administrer la résidence ;
Tenir la comptabilité de la copropriété.

Quelles sont ses missions au quotidien ?

Le syndic bénévole joue le rôle de gestionnaire de copropriété. Même s’il n’est pas un véritable professionnel, il a l’obligation d’assurer les mêmes missions qu’un syndic classique. Son rôle se décline en plusieurs grandes missions.

La gestion administrative de la copropriété
Au quotidien, le syndic bénévole a pour rôle de la mise à jour de tous les documents liés à la copropriété. Il s’agit de la bonne tenue du carnet d’entretien, des contrats, des factures, des archives mais aussi des procès-verbaux d’assemblée générale. Il doit aussi préparer et envoyer les convocations aux AG, rédiger l’ordre du jour, puis le procès-verbal une fois celle-ci terminé. Le syndic bénévole s’assure également que les décisions votées lors des assemblées générales sont bien respectées.

Le suivi comptable et la gestion du budget
Le syndic bénévole est chargé d’élaborer le budget prévisionnel de la copropriété. Il doit lancer les appels de fonds, encaisser les paiements et régler les factures des prestataires. C’est lui qui suit les charges, le fonds des travaux, la trésorerie de la copropriété et qui doit relancer les copropriétaires en cas de retard de paiement. Il doit également présenter les comptes annuels à l’assemblée générale, en prenant soin d’expliquer les principaux postes de dépenses.

La gestion des prestataires et des contrats
La personne chargée du syndic bénévole d’une copropriété, est l’interlocuteur des entreprises qui interviennent dans l’immeuble, que ce soit pour l’entretien courant ou lors d’interventions ponctuelles. Il est l‘interlocuteur direct avec les agents d’entretien de ménage, des espaces verts, du système de chauffage de la copropriété, des ascenseurs, ou encore de la sécurité de l’immeuble. Il doit réclamer des devis, négocier et renouveler les contrats, contrôler la qualité des prestations effectuées et intervenir en cas de problème ou de litige.

L’entretien courant et organisation des travaux
Il doit veiller au bon état des parties communes. Cela comprend l’éclairage, la propreté ainsi que les petites réparations. Pour les travaux plus lourds décidés en AG, comme un ravalement de façade, de toiture ou de chaudière (entre autres), le syndic bénévole doit contacter différentes entreprises afin de comparer leurs offres et services. Il doit également inscrire le sujet à l’ordre du jour de l’AG et faire voter les travaux. Il aura pour mission de suivre les travaux et de régler les intervenants.

La gestion des sinistres et de l’assurance
En cas de dégât des eaux dans la copropriété, d’incendie ou de tout autre sinistre, c’est au syndic bénévole de déclarer les faits à l’assureur de la copropriété. Il doit organiser les constatations, suivre le dossier et l’indemnisation de l’assureur. Il vérifie régulièrement que le contrat d’assurance de l’immeuble est adapté aux besoins et aux caractéristiques de cette dernière.

La Relation avec les copropriétaires et la vie de l’immeuble
Au quotidien, le syndic bénévole répond aux questions des copropriétaires et traite les demandes. Il rappelle le règlement de copropriété en cas d’incivilité ou de nuisances, et tente d’apaiser les conflits. Il doit également tenir un rôle de médiateur et contribuer à maintenir un climat serein dans l’immeuble.

Le respect des obligations légales
Le syndic bénévole doit s’assurer que la copropriété est dans le respect du cadre légal. Les règles de convocation et de vote en AG, les diagnostics obligatoires, les travaux réglementaires, les affichages, la sécurité, mais aussi la bonne tenue des registres sont autant de règles à respecter au sein d’une copropriété. Cela implique de mener une veille régulière sur l’évolution du droit de la copropriété afin de rester à jour.

La représentation du syndicat des copropriétaires
La personne chargée de gérer la copropriété doit représenter officiellement le syndicat des copropriétaires auprès des tiers. Les interlocuteurs administratifs, la mairie, les fournisseurs, la banque et les assureurs, mais aussi les avocats ou huissiers en cas de procédure. Il signe les contrats au nom de la copropriété et engage sa responsabilité en tant que syndic bénévole.

Comment changer pour un syndic de copropriété bénévole ?

Si la majorité des copropriétaires désire changer de syndic de copropriété, la décision devra être prise lors d’une assemblée générale et pour laquelle sera organisé un vote. Pour changer en passant d’un syndic professionnel à un syndic bénévole, les copropriétaires devront organiser en amont l’AG et le mentionner dans l’ordre du jour. Le syndic bénévole doit transmettre une assurance responsabilité, mais aucune carte professionnelle ne doit lui être réclamée. Concernant le changement de syndic professionnel en syndic bénévole, les démarches sont les mêmes que celles mises en place traditionnellement :

Le conseil syndical doit préparer la présentation du nouveau syndic bénévole ;
Le syndic actuel doit procéder à la convocation de l’AG avec le projet de vote de syndic bénévole en annexe ;
La majorité absolue doit être atteinte à l’article 25 pour le vote du syndic bénévole ;
Le secrétaire général de l’assemblée générale doit rédiger le compte rendu du vote ;
Le syndic sortant a 3 mois pour remettre les documents au syndic bénévole dès la fin de son activité.

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