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Comment se déroule une assemblée générale de copropriété ?

Lorsqu’une copropriété doit approuver ses comptes, voter des travaux ou désigner un syndic, tout passe par l’assemblée générale (AG). Cette réunion, organisée au moins une fois par an, réunit l’ensemble des copropriétaires ou leurs mandataires autour d’un ordre du jour précis. Pour participer efficacement aux décisions, il est utile de comprendre à quoi sert l’AG, dans quel cadre elle s’inscrit et comment se déroule concrètement chaque étape, depuis la convocation jusqu’au procès-verbal.

En quoi consiste l’assemblée générale d’une copropriété ?

L’AG est l’instance de décision de la copropriété. Elle constitue le lieu où se prennent, collectivement, les décisions qui engagent la gestion de l’immeuble, les dépenses futures et parfois la configuration même des parties communes. Elle s’inscrit dans un cadre juridique précis, défini par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967, qui encadrent sa fréquence, ses modalités de convocation, ses règles de vote et les possibilités de contestation.

À quoi sert-elle ?

L’assemblée générale permet notamment :

D’approuver ou non les comptes de l’exercice écoulé et le budget prévisionnel,
De désigner ou renouveler le syndic et, le cas échéant, les membres du conseil syndical,
De décider des travaux (entretien, amélioration, mise aux normes, économies d’énergie, travaux dans les parties privatives affectant les parties communes, etc.),
De modifier le règlement de copropriété ou de se prononcer sur des décisions plus lourdes (vente ou acquisition de parties communes, changement d’usage).

En pratique, la plupart des projets importants ne peuvent être mis en œuvre sans décision préalable de l’AG.

L’AG de copropriété est-elle obligatoire ?

Une assemblée générale doit se tenir au moins une fois par an. Le syndic est tenu de la convoquer dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Cette obligation concerne la copropriété en tant que structure. Chaque copropriétaire, en revanche, n’est pas personnellement obligé d’y assister. Cela reste fortement recommandé, directement ou via un mandataire, car les décisions votées en AG s’imposent ensuite à l’ensemble des copropriétaires, qu’ils étaient présents, représentés ou absents. Des assemblées générales extraordinaires peuvent également être convoquées en dehors de cette réunion annuelle lorsque certaines décisions ne peuvent pas attendre.

Quel est le déroulé complet d’une assemblée générale de copropriété ?

Une AG suit un enchaînement d’étapes relativement codifié, depuis la préparation de l’ordre du jour jusqu’à la notification du procès-verbal.

Préparation de l’ordre du jour

Avant toute convocation, le syndic établit un projet d’ordre du jour, souvent en concertation avec le conseil syndical. Ce document liste les questions qui seront soumises à discussion et à vote : approbation des comptes, budget prévisionnel, désignation du syndic, travaux, éventuelles modifications du règlement de copropriété, etc. Les copropriétaires et le conseil syndical peuvent demander l’inscription de points supplémentaires, à condition que ces demandes parviennent au syndic suffisamment tôt et sous une forme qui permette un vote clair.

Convocation de l’assemblée générale

Une fois l’ordre du jour arrêté, le syndic convoque les copropriétaires par lettre recommandée (papier ou électronique) ou remise contre émargement. Le délai légal minimal est de 21 jours entre l’envoi de la convocation et la date de l’AG. La convocation mentionne notamment :

La date, l’heure et le lieu de la réunion,
L’ordre du jour détaillé,
Les documents nécessaires pour voter en connaissance de cause (pièces comptables, projet de budget, devis, projet de contrat de syndic, etc.),
Un pouvoir et un bulletin de vote par correspondance pour les copropriétaires empêchés.

Tout savoir sur la procédure de convocation de l’assemblée générale.

Feuille de présence et désignation du bureau

À l’ouverture de la séance, chaque copropriétaire ou mandataire signe une feuille de présence. Elle recense les copropriétaires présents, représentés ou participants à distance, ainsi que leurs tantièmes. Ce document est indispensable : son absence est susceptible d’entraîner la nullité de l’assemblée. L’AG désigne ensuite un président de séance, à la majorité simple, et éventuellement un ou plusieurs scrutateurs. Le syndic assure généralement le secrétariat, sauf décision contraire de l’assemblée. Le président veille au respect de l’ordre du jour et annonce les résultats des votes.

Depuis les évolutions introduites notamment par la loi ELAN, la participation peut être physique, par visioconférence ou audioconférence. Le vote par correspondance est également possible lorsque les conditions prévues par les textes sont réunies.

Débats et votes

Les résolutions sont examinées dans l’ordre fixé par l’ordre du jour. Pour chacune : présentation du sujet, échanges, puis vote. Le nombre de voix de chaque copropriétaire correspond à sa quote-part des parties communes (tantièmes) telle qu’indiquée dans le règlement de copropriété et l’état descriptif de division. Les décisions sont adoptées ou rejetées selon les règles de majorité prévues par la loi, en fonction de la nature de la décision (gestion courante, travaux d’amélioration, actes plus importants, etc.). Les sujets non inscrits à l’ordre du jour peuvent être évoqués, mais ne peuvent pas faire l’objet d’un vote lors de cette séance.

Rédaction et signature du procès-verbal

À l’issue de la réunion, le secrétaire de séance rédige le procès-verbal (PV) de l’AG. Ce document reprend, pour chaque résolution :

L’intitulé de la question,
Le résultat détaillé du vote (voix “pour”, “contre”, abstentions),
L’identification des copropriétaires opposants ou abstentionnistes et de leurs voix.

Le PV est signé par le président de séance, le secrétaire et, le cas échéant, les scrutateurs, puis conservé dans le registre des assemblées générales, sous format papier ou électronique.

Notification du procès-verbal et mise en œuvre des décisions

Après l’assemblée, le syndic notifie le procès-verbal aux copropriétaires opposants et défaillants (absents non représentés ou dont le vote par correspondance n’a pas été retenu). Cette notification se fait par lettre recommandée (papier ou électronique) dans le mois qui suit l’AG. Les autres copropriétaires reçoivent généralement une copie par courrier simple ou par mise à disposition, ce qui permet à chacun de connaître le détail des décisions.

Les décisions peuvent ensuite être mises en œuvre, sous réserve du respect des délais de contestation et, pour certains travaux votés à des majorités renforcées, d’un délai de sécurité permettant l’exercice éventuel des recours.

Que faire si je ne peux pas être présent à l’assemblée générale ?

Plusieurs solutions existent pour participer malgré une absence le jour de l’AG :

Se faire représenter : le copropriétaire peut donner mandat à un autre copropriétaire ou à un tiers, grâce au pouvoir joint à la convocation. Le mandataire votera alors en son nom.
Voter par correspondance : lorsque cette modalité est mise en œuvre, le bulletin annexé à la convocation permet de se prononcer à l’avance sur chaque résolution.
Participer à distance : si la copropriété a adopté la visioconférence ou l’audioconférence, le copropriétaire peut assister à la séance à distance, en respectant les modalités indiquées par le syndic (information préalable, délai, support technique).

Ces dispositifs évitent de laisser l’assemblée décider sans pouvoir exprimer son avis sur des points qui engagent la copropriété et ses charges.

Retrouvez le modèle de lettre pour donner son pouvoir en assemblée générale.

Puis-je proposer un point à l’ordre du jour ?

Tout copropriétaire peut demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour d’une future assemblée générale. Cette demande doit être adressée au syndic, le plus souvent par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit formuler la résolution de manière suffisamment précise pour permettre un vote (pour ou contre) : par exemple, autoriser des travaux déterminés, mettre en concurrence un contrat, ou modifier un prestataire.

Si la demande parvient trop tard pour être intégrée à l’AG en préparation, le syndic doit l’inscrire à l’ordre du jour de la prochaine assemblée. Les sujets non inscrits à l’ordre du jour peuvent être discutés à titre d’information, mais ne peuvent pas être soumis au vote lors de la séance.

Peut-on contester une décision prise en AG ?

Les décisions votées en AG ne deviennent définitives qu’à l’issue des délais de contestation prévus par la loi. L’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 ouvre un droit de recours :

Aux copropriétaires opposants (ceux qui ont voté contre la décision),
Aux copropriétaires défaillants (absents non représentés ou dont le vote par correspondance n’a pas été pris en compte).

Le délai de contestation est de deux mois à compter de la notification du procès-verbal. L’action se forme par assignation devant le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble, avec l’assistance obligatoire d’un avocat. Il appartient alors au copropriétaire demandeur de démontrer que la décision a été prise en méconnaissance des règles légales ou réglementaires (convocation, majorité, contenu de la résolution) ou qu’elle présente un caractère injustifié au regard du cadre juridique applicable.

En l’absence de notification régulière, la jurisprudence admet une possibilité de recours dans la limite de la prescription de droit commun. Passé les délais, les décisions deviennent définitives et s’imposent à l’ensemble des copropriétaires, qui ne peuvent plus en demander l’annulation.

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