Modèle de mandat pour donner son pouvoir lors d’une assemblée générale

Vous êtes copropriétaire et vous ne pouvez pas vous rendre à la prochaine assemblée générale ? Vous pouvez donner mandat à une autre personne pour que celle-ci vous représente. On vous explique comment procéder et vous propose un modèle de lettre type.

En tant que copropriétaire, vous avez reçu une convocation à la prochaine assemblée générale (AG), mais vous n’êtes pas disponible. Or, des projets importants vont y être votés. Saviez-vous que vous pouvez donner mandat à une autre personne ? Tout comme pour les élections, vous êtes en droit de faire une procuration et de demander à la personne de vous représenter. Pour ce faire, il suffit de rédiger une lettre recommandée avec avis de réception informant le syndic de copropriété des dispositions prises. Attention, chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote.

Modèle de lettre pour donner son pouvoir en AG

Pourquoi est-ce important de donner mandat en cas d’indisponibilité ?

Ne pas venir à l’assemblée générale sans donner de mandat revient à laisser les autres décider à votre place. Concrètement, cela a plusieurs impacts.

• Vous perdez votre voix dans les décisions importantes : travaux de ravalement, changement de chaudière, réfection de toiture, modification de la répartition des charges, changement de syndic, etc.
• Les résolutions peuvent être votées sans que votre position soit prise en compte, même si elles engagent des sommes importantes sur plusieurs années.
• Si beaucoup de copropriétaires s’abstiennent ou ne donnent pas mandat, l’AG peut avoir des difficultés à atteindre les majorités nécessaires, ce qui retarde les travaux et la bonne gestion de l’immeuble.

Le mandat de représentation en assemblée générale de copropriété est donc un véritable outil de gouvernance.

À qui peut-on donner mandat ?

La loi est assez souple sur le choix du mandataire. Vous pouvez mandater la personne de votre choix, copropriétaire ou non (conjoint, enfant majeur, ami, voisin, locataire, etc.). Le mandataire doit être une personne physique (sauf cas très particuliers de représentation par une personne morale spécialisée). En revanche, la loi interdit de choisir certaines personnes liées au syndic. Ne peuvent recevoir de mandat :

• Le syndic,
• Son conjoint, partenaire de PACS, concubin,
• Leurs ascendants et descendants (parents, enfants, etc.),
• Les préposés et salariés du syndic, leurs conjoints, partenaires de PACS, concubins, ascendants et descendants.

Ces personnes sont considérées comme l’entourage du syndic et ne peuvent donc pas être vos représentants afin d’éviter les conflits d’intérêts.

Quid du « pouvoir blanc »

Le pouvoir blanc est un mandat où le mandant ne désigne pas lui-même le mandataire. Il est remis au syndic qui doit le transmettre à un tiers (souvent le président du conseil syndical, un conseiller syndical ou, à défaut, le président de séance). Le syndic ne peut ni garder ce pouvoir pour lui, ni choisir librement le mandataire. En pratique, il est fortement recommandé d’éviter les pouvoirs blancs et de choisir vous-même une personne de confiance.

Peut-on donner un mandat oralement ?

En droit pur, le contrat de mandat est en principe consensuel (il se forme par simple accord des volontés). Mais pour la représentation en assemblée générale de copropriété, la jurisprudence est très claire. La délégation du droit de vote d’un copropriétaire à un mandataire doit résulter d’un écrit. Un mandat apparent ou purement oral n’est donc pas valable.

Le syndic doit, en effet, pouvoir contrôler l’existence et la régularité du mandat grâce à un document écrit. En cas de contestation, l’absence d’écrit peut fragiliser les décisions de l’assemblée ou le vote du mandataire. Pour sécuriser vos droits, privilégiez donc toujours :

• Le formulaire de pouvoir joint à la convocation,
• Ou un mandat écrit reprenant les mentions du modèle ci-dessus, daté et signé.

Peut-on voter par correspondance pour une assemblée générale de copropriété ?

Depuis l’arrêté du 2 juillet 2020, le vote par correspondance est généralisé en copropriété : chaque convocation à l’AG doit obligatoirement inclure un formulaire de vote par correspondance.

Le vote par correspondance désigne le fait qu’un copropriétaire remplit à l’avance un formulaire où sont listées toutes les résolutions, avec la possibilité d’indiquer POUR / CONTRE / ABSTENTION pour chacune. Ce formulaire doit être renvoyé au syndic avant l’AG, sans se faire représenter par un mandataire. Il s’agit d’une alternative au mandat de représentation, le copropriétaire vote lui-même à distance.

Le formulaire doit être reçu par le syndic au plus tard 3 jours avant la date de l’AG (sauf dispositions particulières). Il peut être envoyé :

• Par courrier simple,
• Ou par courrier électronique, lorsque le syndic l’accepte, la réception étant alors actée le jour de l’envoi.