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Que faire quand le syndic de copropriété ne répond pas ?

Rédigé par Maxime KEROYANT le 01 mars 2021

Un syndic, professionnel ou bénévole, est en charge de plusieurs missions dans la gestion d’une copropriété. Il s’engage à répondre à ses obligations sur le plan financier et administratif pour le bon fonctionnement de l’immeuble. Une absence de réponse de sa part peut mettre en difficulté votre copropriété, c’est pourquoi il est nécessaire d’agir. Plusieurs possibilités s’offrent à vous et à l’ensemble des copropriétaires.

Qu’est-ce que l’obligation de réponse du syndic ?

L’obligation de réponse du syndic fait partie des droits dont jouissent les copropriétaires vis-à-vis de leur gestionnaire. En revanche, cette obligation s’applique uniquement dans certaines situations clairement définies par la loi.

• Les demandes de documents. Selon leur nature et le statut du demandeur, le syndic peut être dans l’obligation de répondre à cette requête. Les membres du conseil syndical doivent, par exemple, avoir accès à l’ensemble des documents et informations concernant la copropriété. Dans ce cadre, l’obligation de réponse du syndic s’applique. A contrario, les autres copropriétaires ne peuvent exiger pour leurs lots l’émission de documents spécifiques (carnet d’entretien, factures, etc.).
• L’exécution des travaux votés en AG. Le syndic est tenu de veiller au bon état des parties communes d’une copropriété. Cela implique la réalisation des travaux. En cas de non-exécution, le conseil syndical peut être saisi et une lettre recommandée envoyée au gestionnaire. Celui-ci dispose ainsi de 8 jours pour y répondre. En l’absence de réponse, le recours à un médiateur ou à un tribunal judiciaire permettra de nommer un administrateur provisoire pour la copropriété.
• L’élaboration de diagnostics. Cette tâche incombe également au syndic sous peine de recevoir une amende de 1 500 €, voire de 3 000 € en cas de récidive.

1/ Tenter une conciliation à l’amiable

Dans un premier temps, si le syndic de copropriété laisse vos mails et vos appels sans réponse, l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception est nécessaire. Elle précise le motif de la mise en cause et ordonne au syndic de respecter ses obligations.

Dans le cas où vous parvenez à reprendre contact avec lui, organiser une réunion entre le conseil syndical (regroupant plusieurs copropriétaires) et le gestionnaire, peut aboutir à un règlement du problème. Pour cela, il faut que les deux parties réussissent à se mettre d’accord sur des engagements communs, formalisés par écrit.

À l’inverse, si vous n’obtenez toujours pas de réponse de sa part, vous avez la possibilité d’entrer en contact directement avec la structure à laquelle appartient le gestionnaire, afin de demander que votre copropriété soit confiée à un nouveau professionnel.

Le recours en justice contre le syndic de copropriété est également possible en cas de manquement à ses obligations. C’est le Tribunal de grande instance, chargé des litiges dans les copropriétés qui doit être sollicité. Attention, les procédures sont souvent longues et très coûteuses, la meilleure solution est parfois de changer de syndic de copropriété.

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2/ Saisir un médiateur

La médiation en copropriété consiste à faciliter les échanges en cas de litige et donc à désamorcer les conflits dans le but de trouver un terrain d’entente. Il existe deux catégories de médiation :

• La médiation conventionnelle qui n’implique pas de saisie en justice ;
• La médiation judiciaire qui, comme son nom l’indique, intervient en cas de poursuite judiciaire.

Pour que la médiation se déroule dans les meilleures conditions, il convient de faire appel à un médiateur indépendant qui ne possède aucun lien avec les deux parties. Pour le trouver, il est possible de faire appel à une association spécialisée dans le domaine, un avocat, ou encore à certaines organisations comme l’ARC, l’Association des responsables de copropriété.

Hormis la saisie d’un médiateur, d’autres voies de recours existent, comme l’arbitrage, les actions collectives ou la procédure judiciaire, étape ultime dans la résolution d’un litige.

3/ Mener une procédure en justice

Si les différents recours amiables n’aboutissent pas, les copropriétaires ont la possibilité de voter lors de l’assemblée générale pour une action en justice contre le syndic. Ce projet d’action doit alors figurer à l’ordre du jour de l’assemblée générale afin que celle-ci puisse être menée par le nouveau syndic.

Dans ce cas, une délégation de pouvoir est accordée au président du conseil syndical pour intenter une action judiciaire contre le syndic afin de réparer le préjudice subi par le syndicat des copropriétaires. Cette délégation de pouvoir est soumise au vote et requiert une majorité conformément à l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965 (ou la majorité des voix de tous les copropriétaires).

4/ Procéder à un changement de syndic

Le mandat d’un syndic de copropriété est de 3 ans maximum mais il est possible d’en changer avant la fin de cette période, en cas de fautes graves. Or, son absence de réponse peut conduire à un défaut de gestion, considéré comme tel. L’arrêt de son contrat est alors décidé lors de l’assemblée générale des copropriétaires (ou lors d’une assemblée spéciale) qui va également permettre l’élection d’un nouveau syndic. Pour cela, il est nécessaire de mettre en concurrence plusieurs syndics, sélectionnés par le conseil syndical, avant que les copropriétaires ne procèdent au vote.

En revanche, si vous souhaitez changer de syndic et que le terme de son mandat approche, il ne vous reste plus qu’à le révoquer au cours de l’assemblée tenue dans les trois mois précédant la fin du contrat. De la même manière, une mise en concurrence de plusieurs contrats permet aux copropriétaires d’en choisir un nouveau.